En amont du WE, il faut collecter les inscriptions des établissements et des skippers et s’assurer de la complétude des dossiers, en particulier, les autorisations et droits à l’image relatives aux jeunes. Le vendredi soir a lieu l’accueil des équipages : des bénévoles complètent et vérifient les dossiers ; en lien avec le port d’accueil, ils accueillent des bateaux participants, leur distribuer des cagnards qui sont récupérés en fin de WE et les skippers signent leur fiche d’embarquement. Il faut préparer le pot d’accueil des participants afin que le WE commence par un moment convivial et effectuer la distribution de tee-shirts, de la flamme Grand Largue…

Pour chaque WE, il faut trouver un lieu d’accueil, une salle pour le repas du samedi soir où tous les équipages sont réunis, accompagnés parfois de la SNSM, de la gendarmerie maritime ; ainsi ce sont, parfois, jusqu’à 150 personnes qu’il faut pouvoir asseoir. Ce repas est organisé, c’est-à-dire qu’il faut prévoir le menu et toute la logistique du repas. Il faut également prévoir l’hébergement des bénévoles à terre, sachant que les jeunes et éducateurs dorment à bord des bateaux.

L’association dispose de kakémonos et de banderoles qu’il convient d’installer sur le lieu d’embarquement et de récupérer le dimanche soir. Il faut, aussi, contacter et accueillir la presse locale afin qu’elle se fasse l’écho de la manifestation.

Le cœur de l’activité proposée est bien sûr la navigation mais nous l’accompagnons le plus souvent d’animations préparées à l'avance. À bord des bateaux, ce peut être un rallye maritime entre équipages ; un apprentissage des nœuds, une remise de lots ; sur une plage : un tir à la corde, une chasse au trésor, des jeux... Lors de la soirée, il faut prévoir la présentation d’une vidéo et de photos ; il y a également de la musique… Tout est possible à imaginer du moment qu’une équipe est prête le jour venu à en assurer la mise en œuvre.